Polityka prywatności HRP Grants Sp. z o.o.

I. Definicje i pojęcia

1. Administrator Danych Osobowych (ADO): HRP Grants Sp. z o.o. w Łodzi, ul. Kilińskiego 185, 90-348 Łódź, NIP: 7251922640, REGON 100203674;
2. Dane osobowe: oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna, to osoba którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden, bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
3. Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, np. osoba kontaktująca się z HRP Grants Sp. z o.o. i korzystająca z jej usług, bądź oferty lub kierująca zapytanie w formie e-maila;
4. Inspektor ochrony danych: osoba odpowiedzialna za politykę ochrony danych osobowych w HRP Grants Sp. z o.o.;
5. Przetwarzanie danych osobowych: jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych;
6. Polityka Prywatności: niniejsza Polityka Prywatności, zwana dalej Polityką;
7. RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
8. Ustawa: Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000).

II. Przetwarzanie danych osobowych

1. W związku z realizowanymi zadaniami ADO przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, tj. zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. 2018, poz.1000) oraz zgodnie z RODO.
2. Obowiązki ADO: zapewnienie przejrzystości przetwarzania danych osobowych, informowanie o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, informowanie o celu, czasie i podstawie prawnej przetwarzania, zbieranie danych tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzanie tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
3. ADO zapewnia bezpieczeństwo i poufność danych, jak również zapewnia dostęp do informacji osobom, których dane dotyczą.
4. W sytuacji zagrożenia danych osobowych, ADO podejmie niezbędne środki w celu zapewnienia ochrony i przeciwdziałaniu naruszeniom danych osobowych, jak również poinformuje osoby, których dane zostały naruszone lub zagrożone stosownie do istniejących wymogów prawnych.

III. Dane kontaktowe do ADO i IOD

1. Z ADO można się kontaktować zarówno na adres korespondencyjny: HRP Grants Sp. z o.o. w Łodzi, 90-348 Łódź, ul. Kilińskiego 185, jak i mailowy: biuro@hrp.com.pl, telefoniczny: 42 207 22 00.
2. Z IOD – w sprawach związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych – można się kontaktować poprzez wiadomość e-mail: rodo@hrp.com.pl.

IV. Zapewnienie bezpiecznego przetwarzania danych osobowych

1. ADO wdrożył i stosuje procedury, które umożliwiają dostęp do danych osobowych wyłącznie osobom do tego upoważnionym oraz w zakresie, jaki jest niezbędny do wykonania określonych obowiązków.
2. ADO podejmuje starania o działania mające na celu zagwarantowanie ze strony podmiotów, z którymi współpracuje respektowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy dochodzi do przetwarzania danych osobowych na zlecenie ADO.

V. Cel przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe przetwarzane mogą być w związku z korzystaniem z oferty i usług HRP Grants Sp. z o.o. oraz wskutek kontaktowania się z HRP Grants Sp. z o.o.
2. Dane osobowe, powierzone HRP Grants Sp. z o.o. w szczególności imię, nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, pozostałe dane niezbędna dla złożenia wniosku o wzięcie udziału w projekcie, czy szkoleniu, w celu uzyskania dofinansowania, bądź w odpowiedzi na każdorazową ofertę HRP Grants Sp. z o.o., przetwarzane są:

• w zakresie niezbędnym do nawiązania i prawidłowej realizacji usługi świadczonej przez HRP Grants Sp. z o.o.,
• w celu prowadzenia serwisu,
• w celu wypełnienia formularza kontaktowego;
• w celu dostarczania na adres e-mail Użytkownika newslettera lub oferty HRP Grants Sp. z o.o. i pozostałych podmiotów powiązanych kapitałowo (tzw. grupa kapitałowa HRP, w skład, której wchodzą: (HRP Polska Sp. z o.o. | NIP: 7252086855, HRP Grants Sp. z o.o. | NIP: 7251922640, HRP Train sp. z o.o. | NIP 7792423173, HRP Care sp. z o.o. | NIP: 9471982088) oraz innych publikacji i informacji zawierających zgodnie z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. nr 144 poz. 1204),
• w celu skorzystania z oferty związanej z wzięciem udziału w projekcie, czy szkoleniu, bądź w związku z korzystaniem z innych form dofinansowania realizowanych przez HRP Grants Sp. z o.o.;

3. Dane osobowe przetwarzane są także związku z kierowaniem do ADO korespondencji tradycyjnej, bądź mailowej, która nie jest związana z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub na podstawie innej umowy. Dane osobowe zawarte w kierowanej do ADO korespondencji, są przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do kontaktu z nadawcą korespondencji. W tym wypadku podstawą prawną przetwarzania danych przez ADO jest jego uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO, polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
4. Korespondencja jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym przez ADO.
5. W związku z kontaktowaniem się z ADO drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, ADO może zażądać podania wyłącznie tych danych, które są konieczne dla prawidłowego wyjaśnienia lub załatwienia sprawy. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym wypadku jest uzasadniony interes ADO zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO, polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.
6. Rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane jedynie po uprzednim poinformowaniu o tym dzwoniącej osoby. Dane osobowe w postaci nagrania mogą być przetwarzane w celach związanych z obsługą klientów. W tym wypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do jej świadczenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

VI. Przetwarzanie danych w systemach informatycznych

1. Dane osobowe są również przetwarzane w systemach informatycznych.
2. ADO może je tymczasowo przechowywać i przetwarzać w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testowaniem zmian w systemach informatycznych, wykrywaniem nieprawidłowości, bądź zapewnianiem ochrony przed nadużyciami i atakami.

VII. Odbiorcy danych osobowych

1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, są one – w ściśle zasadnych wypadkach – ujawniane zewnętrznym podmiotom i dostawcom odpowiedzialnym za dostarczanie i obsługę systemów informatycznych oraz sprzętu, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, audytowe, konsultingowe, kurierom, agencjom. Dane mogą być też ujawniane podmiotom powiązanym z ADO, w tym spółkom z jego grupy kapitałowej.
2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa i tylko w ściśle uzasadnionych wypadkach.

VIII. Czas przetwarzania danych osobowych

1. Czas przetwarzania danych przez ADO jest uzależniony od rodzaju świadczonej usługi oraz od celu przetwarzania, jak również obowiązujących w tym przedmiocie regulacji prawnych.
2. Okres przetwarzania danych może wynikać z obowiązujących przepisów, w przypadku, gdy stanowią one o podstawie przetwarzania. W przypadku przetwarzanie danych na podstawie uzasadnionego interesu ADO – np. ze względów bezpieczeństwa – może się odbywać przez okres umożliwiający jego realizację lub do momentu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
3. W sytuacji przetwarzania danych w związku z wyrażoną zgodą, ADO przetwarza dane do momentu jej wycofania przez osobę fizyczną.
4. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania danych stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej zakończenia/rozwiązania.
5. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
6. Po upływie okresu przetwarzania danych, ADO nieodwracalnie usuwa dane, bądź poddaje je procesowi anonimizacji.

IX. Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

1. W związku z przetwarzaniem przez ADO danych osób fizycznych, przysługują im następujące prawa:

• uzyskania informacji o tym w jaki sposób i w jakim zakresie dane są przetwarzane,
• sprostowania danych w sytuacji ich błędnego zapisania lub ich zmiany (np. w sytuacji zmiany nazwiska lub adresu),
• usunięcia danych, gdy nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania przez ADO,
• ograniczenia przetwarzania,
• przekazania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego,
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych w sytuacji gdy przetwarzanie danych przez ADO odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu,
• wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji uznania naruszenia praw i wolności osoby fizycznej;

2. W celu skorzystania z powyższych praw, osoba fizyczna może się skontaktować z ADO pisemnie na adres: ul. Kilińskiego 185, 90-348 Łódź lub poprzez wiadomość e-mail: biuro@hrp.com.pl i wskazać czego dotyczy jej żądanie lub wątpliwość, w szczególności z jakiego prawa chce skorzystać.
3. ADO udzieli odpowiedzi na żądanie osoby fizycznej na adres e-mail, z którego zostało wysłane zapytanie, bądź pisemnie na wskazany przez osobę fizyczną adres korespondencyjny, chyba że z treści zapytania wynika możliwość przesłania odpowiedzi w formie wiadomości e-mail.

Ostatnia aktualizacja polityki prywatności została dokonana w dniu 29.03.2019 r.