Zasady ochrony danych osobowych

1. administratorem Państwa danych jest spółka HRP Grants Sp. z o.o. NIP: 7251922640, REGON: 100203674, tel. 42 2072200 e-mail: biuro@hrp.com.pl, adres: Kilińskiego 185, 90-348 Łódź, która decyduje o celach i sposobach przetwarzania Państwa danych osobowych. Zgodnie z definicją z art. 4 pkt 7 RODO administrator danych to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania;
2. dane osobowe – to zgodnie z definicją z art. 4 pkt 1 RODO wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
3. osoba, której dane dotyczą to:

• Państwo w sytuacji, gdy korzystacie Państwo z usług oferowanych i świadczonych przez HRP Grants Sp. z o.o. (np. wzięcie udziału w szkoleniu, wzięcie udziału w projekcie, skorzystanie z poradnictwa oraz pozostałej oferty),
• Państwo jako pracownik HRP Grants Sp. z o.o., osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilno-prawnej, osoba odbywająca staż, czy praktykę w HRP Grants Sp. z o.o.;

4. podmiot przetwarzający – to zgodnie z definicją z art. 4 pkt 8 RODO osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Szczegółowe kwestie związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych zostały uregulowane w art. 28 RODO;
5. inspektor ochrony danych– to osoba odpowiedzialna za kwestie związane z ochroną danych osobowych, z którą możecie się Państwo skontaktować we wszystkich sprawach związanych z:

• przetwarzaniem Państwa danych osobowych,
• wykonywaniem praw przysługujących Państwu na mocy RODO i opisanych w niniejszym dokumencie

Z inspektorem ochrony danych osobowych możecie się Państwo skontaktować poprzez adres e-mail: rodo@hrp.com.pl.

6. przetwarzaniedanych – zgodnie z definicją z art. 4 pkt 2 RODO oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
7. zasady przetwarzania danych osobowych– to zasady określone w art. 5 i art. 25 RODO, które stosuje HRP Grants Sp. z o.o. przetwarzając Państwa dane osobowe:

• zasada zgodności z prawem,
• zasada rzetelności i przejrzystości,
• zasada ograniczenia celu przetwarzania,
• zasada minimalizacji danych,
• zasada prawidłowości danych,
• zasada integralności i poufności,
• zasada rozliczalności,
• zasada ochrony danych w fazie projektowania i zasada domyślnej ochrony danych;

8. odbiorca – to zgodnie z art. 4 pkt 9 RODO osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców (przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania);
9. organ nadzorczy – to zgodnie z art. 4 pkt 21 RODO niezależny organ publiczny ustanowiony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 51 RODO. W Polsce od dnia 25.05.2018 r. jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych reprezentujący Urząd Ochrony Danych Osobowych.
10. państwo trzecie – państwo nie będące członkiem Unii Europejskiej oraz nie należące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG obejmuje państwa należące do UE oraz Norwegię, Islandię i Lichtenstein);
11. profilowanie – zgodnie z art. 4 pkt 4 RODO oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Prawa jakie przysługują Państwu na mocy RODO:

1. art. 13 i art. 14 RODO – prawo do informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych w HRP Grants Sp. z o.o.:

• w zakresie wynikającym z art. 13 RODO – w sytuacji kiedy to Państwo przekazujecie HRP Grants Sp. z o.o. swoje dane osobowe:

• pracownicy HRP Grants Sp. z o.o. przekazują Państwu informacje zawarte w art. 13 ust. 1 i 2 RODO w momencie zbierania danych osobowych lub przy okazji odpowiedzi na Państwa korespondencję, która wpłynęła do HRP Grants Sp. z o.o.
• informacje te nie są przekazywane w sytuacji, gdy nimi już Państwo dysponujecie;

• w zakresie wynikającym z art. 14 RODO – kiedy Państwa dane osobowe trafiają do HRP Grants Sp. z o.o. z innych źródeł (np. od innych administratorów):

• informacje, o których mowa w art. 14 ust. 1 i 2 RODO muszą być Państwu przekazane:

• w rozsądnym terminie po uzyskaniu Państwa danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca,
• albo jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji z Państwem – najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji,
• albo jeżeli Państwa dane osobowe mają być ujawnione innemu odbiorcy – najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu;

• informacje z art. 14 ust. 1 i 2 RODO nie są przekazywane, gdy już nimi Państwo dysponujecie oraz w innych przypadkach wskazanych w art. 14 ust. 5 RODO (w szczególności gdy pozyskiwanie lub ujawnianie Państwa danych osobowych jest wyraźnie uregulowane przepisem prawa);

2. art. 15-21 RODO – prawa realizowane na Państwa wniosek:

• prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych (art. 15 RODO):

• polega na tym, iż możecie Państwo wystąpić do HRP Grants Sp. z o.o. z zapytaniem czy HRP Grants Sp. z o.o. przetwarza Państwa dane osobowe, a jeśli tak możecie Państwo uzyskać informacje w zakresie wynikającym z art. 15 ust. 1-3 RODO (m. in. na temat: jaki jest cel przetwarzania i okres przechowywania danych osobowych, jakie dane osobowe są przetwarzane, kim są odbiorcy danych osobowych, informacje o przysługujących prawach),
• oprócz informacji, o których mowa powyżej, mogą też Państwo otrzymać kopię danych osobowych (czyli informację o danych osobowych) we wskazanym przez siebie formacie, np. jeżeli Państwo zwracacie się o kopie danych drogą elektroniczną, to również drogą elektroniczną otrzymacie Państwo odpowiedź, chyba że we wniosku wskażecie nam Państwo format jakiego oczekujecie. Prawo do uzyskania kopii danych nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób, których dane dotyczą;

• prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (art. 16 RODO):

• prawo to polega na tym, że możecie Państwo wystąpić do HRP Grants Sp. z o.o. o sprostowanie swoich danych osobowych lub ich uzupełnienie, z tym zastrzeżeniem, że wszelkie aktualizacje danych muszą być ograniczone celem ich przetwarzania, np. nie możecie Państwo żądać uzupełnienia o dane, które byłyby niezgodne z celem przetwarzania,
• prawo to nie będzie mogło być stosowane do danych osobowych, w odniesieniu do których tryb ich sprostowania lub uzupełnienia określają odrębne przepisy prawa;

• prawo do usunięcia Państwa danych, tzw. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO):

• w ramach tego prawa możecie Państwo żądać niezwłocznego usunięcia swoich danych osobowych, jeśli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO,
• art. 17 ust. 3 RODO przewiduje również okoliczności, kiedy prawo do usunięcia danych nie będzie mogło być zrealizowane (m. in. HRP Grants Sp. z o.o. nie będzie mogła usunąć Państwa danych osobowych z uwagi, iż w większości przypadków podstawą prawną ich przetwarzania są przepisy prawa, z których wynika m.in. obowiązek przechowywania dokumentacji (archiwizacji) przez okres wynikający z uregulowań kodeksu pracy, kodeksu cywilnego i innych;

• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO):

• prawo to polega na konieczności ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania,
• możecie Państwo skorzystać z tego prawa tylko w ściśle określonych przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO, tj. gdy kwestionujecie Państwo prawidłowość swoich danych osobowych, gdy sprzeciwiacie się Państwo usunięciu danych osobowych, których przetwarzanie jest niezgodne z prawem, gdy HRP Grants Sp. z o.o. nie potrzebuje już Państwa danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń, gdy wnieśliście Państwo sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO;

• prawo do bycia poinformowanym o sprostowaniu lub usunięciu danych lub o ograniczeniu przetwarzania (art. 19 RODO):

• jeżeli HRP Grants Sp. z o.o. zrealizuje Państwa prawo do: sprostowania nieprawidłowych danych, uzupełnienia niekompletnych danych, usunięcia danych w ramach prawa do bycia zapomnianym, ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• HRP Grants Sp. z o.o. informuje każdego odbiorcę, któremu ujawnił dane osobowe o dokonanej zmianie, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku,
• HRP Grants Sp. z o.o. poinformuje Państwa o tych odbiorcach na Państwa wniosek;

• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO):

• z prawa do przenoszenia danych możecie Państwo skorzystać jeżeli: przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody lub w celu wykonania zawartej z Państwem umowy oraz w sposób zautomatyzowany (nie obejmuje danych przetwarzanych w postaci papierowej),
• w ramach tego prawa możecie Państwo zażądać, by dane osobowe (które zostały przez Państwa dostarczone) zostały przesłane przez HRP Grants Sp. z o.o. bezpośrednio innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe,
• realizacja w HRP Grants Sp. z o.o. tego prawa będzie ograniczona do nielicznych przypadków, z uwagi na podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w HRP Grants Sp. z o.o. (czyli głównie przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na HRP Grants Sp. z o.o., które nie daje Pani/Panu możliwości do skorzystania z prawa do przenoszenia danych);

• prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO):

• w HRP Grants Sp. z o.o. prawo to będzie realizowane w nielicznych sytuacjach z uwagi na okoliczności uprawniające Państwa do korzystania z tego prawa wynikające z art. 21 ust. 1 i 2 RODO,
• skutkiem wniesienia sprzeciwu jest zakaz dalszego przetwarzania danych osobowych, chyba że administrator wykaże, że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności.

• art. 22 RODO – HRP Grants Sp. z o.o. nie podejmuje wobec Państwa decyzji wywołujących dla Państwa określone skutki prawne lub w inny istotny sposób na Państwa wpływające, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu Państwa danych osobowych, w tym profilowaniu:

• podczas realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO HRP Grants Sp. z o.o. jest zobligowany przekazać Państwu informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu oraz o zasadach ich podejmowania, znaczeniu i konsekwencjach dla Państwa, jeżeli takie przetwarzanie ma miejsce;

• art. 34 RODO – macie Państwo również prawo do bycia poinformowanym o naruszeniu ochrony danych osobowych;

• prawo to jest realizowane z inicjatywy HRP Grants Sp. z o.o. w sytuacji, gdy w HRP Grants Sp. z o.o. doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Państwa praw lub wolności;
• HRP Grants Sp. z o.o. przekazuje Państwu informacje wskazane w art. 34 ust. 2 RODO:

• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych,
• opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony Państwa danych osobowych,
• opis zastosowanych lub proponowanych przez HRP Grants Sp. z o.o. środków w celu zaradzenia naruszeniom ochrony danych,
• art. 34 ust. 3 RODO wskazuje okoliczności, kiedy HRP Grants Sp. z o.o. jest zwolniony z zawiadamiania Państwa o zaistniałej sytuacji.